Para qué gene­rar con­tac­tos, si lue­go los per­de­mos en un buzón ¡vaya usted a saber dón­de!

Hace cua­tro meses un con­tac­to poten­cial nos escri­bió a una direc­ción que ya no exis­te, para pro­gra­mar una reu­nión en la que con­tar­nos sus nece­si­da­des y ver si podía­mos ayu­dar­les. Nos dimos cuen­ta la sema­na pasa­da, le envié un email per­so­nal­men­te con la mejor de mis son­ri­sas y toda cla­se de dis­cul­pas. Ya era tar­de, lle­van cua­tro meses tra­ba­jan­do con unos cole­gas y están con­ten­tos. Aun­que no lo crean, me ale­gro por ellos.

Cuan­do el depar­ta­men­to tec­no­ló­gi­co con­fi­gu­ra el ser­vi­dor de correos elec­tró­ni­co, una de las pri­me­ras deci­sio­nes que han de tomar, es qué vamos a hacer con los correos elec­tró­ni­cos que lle­guen a una direc­ción inco­rrec­ta, ya sea por un error de trans­crip­ción, por­que la cuen­ta ya no exis­ta o por­que no exis­tió nun­ca. Las opcio­nes son varias:

a. Pode­mos pro­gra­mar el ser­vi­dor para que des­car­te el correo entran­te, es decir que lo borre sin dar nin­gu­na expli­ca­ción a nadie. Como es obvio, esta opción sue­le venir mar­ca­da como no reco­men­da­da. Nues­tro clien­te esta­rá con­ven­ci­do de que su correo lle­gó a su des­tino y que, por algu­na razón (casi siem­pre con con­no­ta­ción nega­ti­va), noso­tros no qui­si­mos res­pon­der­le.

b. Pode­mos habi­li­tar lo que se cono­ce como catch-all, lite­ral­men­te coge o atra­pa todo. El ser­vi­dor va a aten­der todos los correos entran­tes; aque­llos que no pue­da dis­tri­buir por diri­gir­se a una cuen­ta inexis­ten­te, los reen­via­rá a la cuen­ta de sis­te­ma o a una cuen­ta espe­cí­fi­ca que le indi­que­mos. Lle­ga­dos a este pun­to, cabe hacer­se algu­nas pre­gun­tas:

b.1. ¿Real­men­te se va a aten­der esa cuen­ta “cajón de sas­tre” en tiem­po y for­ma, para que cual­quier con­tac­to intere­san­te no se tras­pa­pe­le más tiem­po del que sería con­ve­nien­te?

b.2. ¿Cree que si el res­pon­sa­ble del “buzón de sas­tre” se per­ca­ta­ra del con­tac­to per­di­do, en lugar de borrar­lo, inten­ta­ría enmen­dar su error reco­no­cien­do que no hizo bien su tra­ba­jo? Si con­tes­ta afir­ma­ti­va­men­te, olé por usted y por su equi­po.

b.3. ¿Qué vamos a hacer duran­te los perio­dos de vaca­cio­nes, fies­tas y días de “guar­dar”? No pue­de lle­gar a ima­gi­nar­se la can­ti­dad de men­sa­jes que se pue­den lle­gar a acu­mu­lar.

b.4. ¿Nos com­pen­sa eco­nó­mi­ca­men­te la can­ti­dad de horas de per­so­nal que hay que asig­nar al man­te­ni­mien­to de un buzón de estas carac­te­rís­ti­cas?

b.5. Des­de el pun­to de vis­ta de la pri­va­ci­dad, ¿es líci­to?, ¿es éti­co?, ¿es prác­ti­co? Ima­gi­ne que uno de mis cola­bo­ra­do­res pul­sa­se la letra “n” en lugar de la “m” al escri­bir mi cuen­ta de correo:

Asun­to: Hola Sinón, ¿has deci­di­do ya si vamos a des­pe­dir al res­pon­sa­ble tec­no­ló­gi­co?”

Segu­ra­men­te ese correo tam­bién se tras­pa­pe­le en el “cajón de sas­tre”, pero ya te toca estar evi­tan­do al cha­val para no cru­zar­te con él por los pasi­llos.

Hola Simón, ¡por fin logro con­tac­tar con­ti­go!, ¡esta maña­na se ha caí­do tres veces el sis­te­ma!; no sé qué le pasa a ese chi­co, está tris­te y cabiz­ba­jo, pare­ce ausen­te.”

Re: No sé, será la novia, ya sabes, es una edad muy com­pli­ca­da” 

c. La ter­ce­ra opción es para nota; pue­de enla­zar los correos elec­tró­ni­cos erró­neos a un pro­gra­ma ins­ta­la­do en el “home/” para que sea este el que se encar­gue de los dicho­sos correos. Sue­na bien, si usted sabe hacer­lo, por favor escri­ba un Tip expli­cán­do­lo y lo publi­ca­mos segu­ro.

d. Por últi­mo, siem­pre nos que­da la cuar­ta opción; que es la que a nues­tro res­pon­sa­ble tec­no­ló­gi­co, ya recu­pe­ra­do del sus­to, y a mi, nos gus­ta más: “devol­ver la pelo­ta”. Es decir, borrar el correo elec­tró­ni­co mien­tras el ser­vi­dor lo pro­ce­sa, envian­do un men­sa­je al remi­ten­te, para que se per­ca­te de su error y pue­da tomar las medi­das que con­si­de­re más opor­tu­nas.

Simón de María Nolan
Direc­tor de Econ­te­ni­dos